En la era de la digitalización, la eficiencia en los despachos profesionales se ha convertido en un factor clave para el éxito. La automatización de procesos ha demostrado ser una forma efectiva de ahorrar tiempo y recursos, y uno de los procesos clave en esta transformación es la automatización de facturas.
Hablamos con Juanra Domenech, un experto en el campo, para obtener información valiosa sobre este tema
Juanra, ¿qué te inspiró a elegir el tema de la automatización digital de facturas como el foco principal de tu charla en Accountex?
Actualmente, la mayoría o casi el 98% de los despachos, siguen procesando manualmente los tickets de sus clientes, esto repercute en el valor de la asesoría que prestan, ya que, en vez de asesorar, se pierde tiempo y recursos, por ello, es necesario hablar de la automatización de procesos, en este caso, la digitalización de facturas y notas de gasto en los despachos como una oportunidad de mejorar su atención a los clientes.
¿Cuál crees que es el mayor desafío al que se enfrentan las empresas al intentar pasar de la teoría a la práctica en la automatización de facturas?
Si bien es cierto que la automatización supone un cambio de 180 grados a los procesos internos de los despachos, los beneficios que contrae son más que positivos, pero para generar esta transición, es necesario tener un proceso de adaptación a estas tecnologías, en donde se da un tiempo prudente de aprendizaje, pero no es un proceso complejo ni supone mucho tiempo, por lo que acabo de un par de semanas, esta automatización será fluida en cualquier despacho.
En tu opinión, ¿cuáles son los principales beneficios que una empresa puede obtener al implementar una solución de automatización de facturas?
Como dije anteriormente, el ahorro de tiempo y costes es uno de los beneficios más destacados, siendo 1000 facturas durante 2 horas, un software introduce 1000 facturas en pocos minutos entonces también hay un gran ahorro de tiempo y por consiguiente, de costes.
O sea, la ratio de rentabilidad, porque hoy en día los softwares de este tipo que además están en la nube y no requieren una inversión elevada, ni mucho menos.
A los pocos días se rentabiliza la inversión de todo 1 año, es decir, un despacho que pase una cantidad de facturas normal de clientes. Rentabilizar la inversión en muy pocos días, incluso 23 semanas. Otro de los beneficios que tiene que estos softwares al estar en la nube, es que tienen las actualizaciones al instante y utilizando lo último en tecnología, lo que permite precisamente es que las actualizaciones sean sino diarias, casi diarias, y entonces pues esto le aporta al despacho es siempre estar en la última versión de la tecnología disponible.
Con lo cual la fiabilidad que tienen pues también es muy grande, no es como otro software que están instalados en los propios servidores de los despachos y cualquier actualización supone tiempo y dinero, pues cuesta mucho más que un software en la nube. Además de lo que hemos comentado sobre la gestión, pues sí, los despachos pueden asesorar en múltiples áreas a sus clientes, que es lo que sus clientes realmente se pueden beneficiar. Por ejemplo, un despacho puede decirle a un cliente que hay una subvención disponible en un sector porque ha estado investigando en eso ha destinado el tiempo a investigar en eso y no a pasar simplemente facturas a su contabilidad. Entonces los beneficios que tiene son muy superiores a seguir con una gestión tradicional del despacho.
¿Cómo puede un despacho evaluar si está lista para dar el paso hacia la automatización de facturas? ¿Cómo crees que es ese despertar que saben que tienen que dar ese paso?
Bueno, hay varias formas de darse cuenta, una es por iniciativa propia, porque está viendo que, en el mundo empresarial o económico, las empresas se van digitalizando, se van automatizando a través de software. Esto significa que ellos ven que en su despacho también tienen que dar el paso, además de que les llegan recomendaciones de otros colegas o de otros despachos que se van incorporando a esta automatización.
Y bueno, pues se ven un poco como obligados al ver a sus competidores incursionando en la automatización, sin embargo, esta no es la mejor opción.
La mejor opción es que un despacho esté convencido de que se va a ahorrar costes, de que va a mejorar tiempos, aportando valor añadido a sus clientes los cuales van a tener una gestión óptima en todos los niveles y que va a tener, por supuesto, también dentro de su despacho, un clima laboral mejor, puesto que sus empleados o los profesionales que forman parte del despacho no se van a dedicar a tareas rutinarias, sino a tareas que les que les aporten también conocimiento y experiencia.
Otro punto donde los despachos pueden verse obligados a dar el paso de la automatización son casos extraordinarios que nos obliguen a buscar prácticas que se acomoden al contexto social actual, un ejemplo de ello fue la pandemia que nos vimos obligados a buscar soluciones que se adaptaran a la situación actual y entre ellos, está la automatización.
La pandemia abrió paso para acelerar la digitalización, ya que de una u otra manera nos ha forzado, por ejemplo, al trabajo online y en este caso en específico, también a que los despachos se digitalicen.
Este acontecimiento nos ha aportado de que, si tenemos que dar un cambio rápido porque no hay más remedio, lo haremos. Es decir, nos ha puesto a un nivel de darnos cuenta lo capaces que somos de adaptarnos, pero si el cambio nos viene de una forma así, sobrevenida, obligada, que no hay más remedio. Y además tenemos que hacerla en un corto espacio de tiempo. Al final lo hacemos, pero bueno, la mejor forma es que tengamos el convencimiento estratégico de que vamos a mejorar nuestro despacho con la automatización.
¿Qué Consejo le darías a estos despachos que desean agilizar su proceso de adopción de la automatización de facturas y notas de gasto?
Bueno, primer Consejo es justamente enlazando con la pregunta anterior. El primero sería que analicen el por qué quieren automatizar, que se den cuenta de cuáles son los beneficios que van a tener tanto internamente en su día a día como lo que esto supone en cuanto a valor añadido que le puedan aportar a sus clientes.
una vez tengan claro eso, tienen que chequear cuál puede ser la mejor tecnología que ellos puedan utilizar, es decir, cuál es el software que mejor le va a su forma de trabajo y cuál es la empresa que le puede aportar también los procesos más adecuados a la hora de automatizar el trabajo dentro del despacho. Una vez tengan claro estos dos pasos, es decir, que estratégicamente voy a dar un paso importante que va a mejorar en todos los niveles, tanto interna como externamente, una vez haya analizado qué opciones tengo en el mercado para digitalizar facturas incorporadas a la contabilidad, es decir, automatizar un proceso manual una vez tenga claro esto, dar el paso, concretar con la empresa, con cuánto tiempo este proceso se va a materializar que no es un proceso traumático, es un proceso que dura pocas semanas y que en esas pocas semanas el despacho lleva viendo cuáles son los beneficios, lleva viendo resultados de esa gestión del cambio.
Este es un tema que vi que se repetía un poco en algunos foros y quería preguntarte si la digitalización de facturas es un proceso que puede generar cierta preocupación sobre la seguridad de datos
A ver, en cuanto a la seguridad de datos, tenemos que tener en cuenta que un software como Klikticket está certificado ante la Agencia Tributaria, pues pasa todos los controles y tiene un nivel de seguridad al que se exige actualmente y además en continua actualización de los estándares, ya no solo de seguridad de los servidores, sino también de la Protección de Datos, es decir, el software gestiona o automatiza este proceso, pero en ningún caso se accede a los datos de clientes y además al hosting. Pues bueno, está absolutamente auditado por la Agencia Tributaria para que para que sigamos siendo una empresa certificada
Bueno, esta pregunta ya me la habías respondido, pero no sé si quieres hablar un poco más de ello sobre la accesibilidad de estos softwares para los despachos, ya sean pequeños o medianos, y es posible hacer uso de estos softwares siendo como despachos no tan grandes, que tengan un presupuesto muy grande
Precisamente 1 de los una de las ventajas que tiene el software en la nube o un software como Klikticket es que puede utilizar los despachos de una sola persona, un autónomo que está utilizando un software de contabilidad para sus clientes y quiere automatizar con ellos el pase de facturas. Es decir, no tiene ningún problema porque es absolutamente adaptable a un despacho de una persona.
Y por supuesto, también se adapta a despachos grandes donde hay, por ejemplo, 20 personas trabajando 20 puestos, es decir, el software es totalmente escalable.
Un ejemplo de ello es Klikticket, nosotros trabajamos por licencias y siempre se da la inversión en función del tamaño del despacho, es decir, la inversión para un despacho de una persona o dos será una inversión muy pequeña en comparación con la inversión que tiene que hacer un despacho de 20 o 30 personas donde la inversión, evidentemente, ya es más alta, pero esto es no porque se esté pagando el software, lo que se está invirtiendo es en el número de licencias que están trabajando en el software.
Es decir, no hay ninguna implantación dentro de servidores del despacho que requieran una gran inversión, sino que la inversión viene por el número de licencias, con lo cual da igual que un despacho tenga 231 licencia que tenga. Pues eso, 10, 15 o 20 licencias, porque siempre estará en correlación con el volumen del despacho, con el tamaño del despacho y el número de clientes que tenga, con lo cual la inversión supone lo mismo prácticamente para un pequeño que para un gran despacho profesional.
Qué innovaciones o tendencias futuras en la automatización de facturas ves como especialmente emocionantes o disruptivas?
Bueno, al final lo que va a tender el mercado. Una automatización absoluta de la factura desde que sale de un proveedor hasta que llega a contabilizarse. Y esto pues en empresas que tienen su propia área de Administración y Finanzas, pues llegará directamente del proveedor a la contabilidad del cliente, pero en empresas pequeñitas, en micros y en profesionales que tienen sus despachos profesionales que les llevan la contabilidad, pues igual pasará de proveedor o del que emite la factura al cliente o incluso se puede saltar al cliente y pasar directamente al despacho profesional.
Pero en cualquier caso, ya no estará el papel, es decir, no existirá en absoluto el papel y habrá una automatización absoluta del camino que recorre esa factura, para que quede perfectamente la trazabilidad clara del momento en que se emita y contabilice y no haya ningún ninguna vía de escape ahí que se pueda que pueda ser ilegal, vaya, pero este es el futuro y el futuro está claro.
